eb jij een belangrijke meeting op de agenda staan met partners of wellicht een investeerder? Dan gaat alles om de eerste indruk. Uit onderzoek is gebleken dat we onbewust binnen de eerste 90 seconden van een ontmoeting ons oordeel vellen. Die eerste 90 seconden zijn dus van belang in het wel of niet maken van een zakelijke deal. De indruk die jij als ondernemer achterlaat is niet enkel afhankelijk van wat je draagt en hoe je jezelf presenteert, maar ook van de gekozen plek voor de meeting. De juiste vergaderzalen huren is dus net zo belangrijk als hoe jij je presenteert als ondernemer.

‍

Maak de locatie passend bij je onderneming

Kijk bij het zoeken van een geschikte vergaderzaal of deze past bij je onderneming. Is je onderneming vooral gericht op industrie, dan is het wellicht een goede keuze om in een oud fabriekspand een meeting te laten plaatsvinden. Maar mocht je bedrijf vooral gericht zijn op tuinwerken, dan is een fabriekspand niet passend en kun je beter gaan voor een vergaderzaal in een botanische tuin. Het afspreken op een passende locatie kan inspirerend werken en blijkt creativiteit te vergroten.

‍

Denk aan de bereikbaarheid

Het is bij het kiezen van de juiste locatie ook van belang dat je kijkt naar de bereikbaarheid. Hoe schitterend de locatie jouw onderneming ook ondersteunt, als de partner of investeerder niet gemakkelijk de locatie kan bereiken, heeft het geen zin. Check dus van tevoren of de aanwezigen metauto, fiets of het openbaar vervoer naar de meeting willen komen en stem hier de locatie op af.   Mocht de meeting meerdere dagen duren, dan is het wijsheid om voor een locatie te gaan die naast passende vergaderruimtes ook hotelkamers aanbiedt. Hiervoor kun je als ondernemer onder andere terecht bij ruwenberg.nl.  

‍

Kies de juiste grootte

Let bij het huren van een vergaderzaal ook op de grootte van de ruimte. Een enorme balzaal afhuren voor drie personen is niet alleen onnodig, maar kan er ook voor zorgen dat de ruimte kil en afstandig voelt. Tegelijkertijd is het onprofessioneel als de vergaderzaal te klein is en er bijvoorbeeld te weinig stoelen zijn voor de mogelijke partners en investeerders. De perfecte vergaderzaal is ter grootte van ongeveer 2 vierkante meter per aanwezige.

‍

Houd het comfortabel

Of je nu een lange of korte meeting gepland hebt, het is verstandig om te kiezen voor een comfortabele ruimte. Dit houdt in dat iedereen die bij de vergadering aanwezig is, plaats kan nemen op een comfortabele stoel met een tafel op de juiste hoogte, tussen de 72 cm en 75 cm, voor het maken van eventuele aantekeningen. Het is daarnaast belangrijk dat de juiste faciliteiten aanwezig zijn. Bedenk dus of je bijvoorbeeld wifi, een projectiescherm of geluid nodig hebt. Mocht je twijfelen over het aanwezig zijn van de nodige faciliteiten neem dan altijd contact op met de verhuurder, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en plots onprofessioneel overkomt.