agelijks wordt bij iedere organisatie data ingevoerd in allerlei ERP-systemen en CRM-applicaties. Financieel, voorraad, productie; het barst van de cijfers. De vraag is: wat doen we er mee? Van alles een keurig overzichtje vol getallen printen? “Dat is hetzelfde als wanneer je nu nog de Coopertest zou gebruiken om de conditie van een voetballer te kunnen meten,” volgens ex-profvoetballer Erwin Leurink. In zijn dagelijkse leven is hij IT manager Zaakkracht, een dochteronderneming van Bordan Accountants & Adviseurs..
Erwin Leurink (50) is inmiddels al net zolang IT-specialist als hij ooit voetballer was. Als speler bij onder meer FC Twente, Heracles en FC Emmen, raakte hij al geboeid door de IT-wereld en vond hij hierin dan ook zijn tweede loopbaan na zijn voetbalcarrière. “Ja, ik volgde al tijdens mijn voetbalcarrière een hbo-opleiding en nadat ik op mijn drieëndertigste stopte als voetballer begon ik mijn loopbaan als IC-manager bij ICT Spirit in Haaksbergen, het huidige PCI. Daarna werkte ik enkele jaren bij Previder in Hengelo en sinds begin dit jaar ben ik in dienst bij Bordan om met name bij Zaakkracht IT-ondersteuning te verlenen in data gedreven informatie.”
Behoefte aan meer informatie dan cijfers
Maar leg eerst eens uit waarom hiervoor eigenlijk door Bordan een aparte organisatie is opgericht? “Accountants en fiscalisten zijn mensen van de cijfers achter een organisatie. Maar een organisatie is meer dan cijfers. Er werken mensen. Je hebt te maken met organisatiestructuren, directies, medewerkers, HRM, communicatie, strategieën, processen, noem maar op. Er ontstaat daardoor ook steeds meer behoefte aan gedegen informatie en daarbij speelt technologie ook een grote rol. Noem het de zachte kant van een organisatie. De andere kant van de kille cijfers. Daar is steeds meer behoefte aan. Ook bij andere accountantskantoren en organisaties die geen klant bij Bordan zijn.”
Een visueel overzicht van alle informatie
Oké, dat is een duidelijke keuze. Maar leg eens uit hoe Zaakkracht dan die inzichten verschaft? Erwin: “Ik gaf net het voorbeeld van die Coopertest; zeshonderd meter hardlopen binnen een bepaalde tijd was zo’n beetje de enige maatstaf. Tegenwoordig loop je met twaalf camera’s op je rug en krijg je een exacte analyse van je inspanning; wanneer jij wel moe wordt en een ander niet en waarom. Je krijgt dus veel meer inzichten en daar kun je beter op sturen, zoals in dit geval bijvoorbeeld je ideale veldpositie.” Hoe vertaal je dit naar andere organisaties? “De tijd van alleen maar Excelsheets zijn we, net als die Coopertest, wel een beetje voorbij. Daar is voor veel mensen ook gewoon niet doorheen te komen. Tegenwoordig willen we een visueel overzicht waarin we in één oogopslag alle informatie voor ons zien. En dat kan, omdat er op iedere plek in de organisatie dagelijks data wordt ingeklopt. De kunst is echter om deze data zodanig te verzamelen en te uploaden dat je daarmee zowel de Raad van Bestuur als de Logistiek Medewerker op een begrijpelijke wijze van de juiste visuele informatie kunt voorzien. Wij doen dit op basis van Microsoft Power BI, waarvoor wij gecertificeerd zijn.”
“Zaakkracht helpt organisaties volwassener te worden”
Ook voor de kleinere mkb bedrijven
Kun je enkele concrete voorbeelden geven? Erwin: “Iedereen kent wel het fenomeen van ‘balansen’ aan het eind van het jaar. Je ziet dan alleen je in- en verkoop. Wat je niet ziet is hoeveel vraag er was naar een product en of je op dat moment wel voldoende voorraad had. Met een betere voorraadbeheersing had je wellicht veel meer kunnen verkopen of nu minder voorraad gehad. Nog een mooie concrete: Ten Brinke in Rijssen wilde een dashboard om meer inzicht te krijgen in de afvalsoorten en waar hun containers exact staan. Toen bleek ineens dat hun klanten daar zelf ook behoefte aan hadden en vroegen of ze konden inloggen via hun website.” Erwin is ervan overtuigd dat dit soort inzichten ook de kleinere mkb-bedrijven kunnen helpen. “Er wordt nog te vaak gedacht dat men daarvoor te klein is of dat het allemaal teveel geld kost. Maar op het moment als een medewerker een half uur per dag iets niet hoeft te doen wat hij of zij niet leuk vindt of niet past bij de functie, is dit al tweeëneenhalf uur per week, tien uur per maand, honderdtwintig uur per jaar. Dus iets creëren wat je circa veertig uur kost, levert je na een half jaar al winst op. En je moet ook niet te grote stappen zetten. Stapje voor stapje gaan bouwen.” Waarbij Erwin nog wel even wil benadrukken dat Zaakkracht uiteraard meer doet dan alleen het visueel maken van data-gedreven informatie. “Ik zou willen stellen: Zaakkracht helpt organisaties volwassener te worden. En dat doen we met de combinatie van mensen, processen en technologie. Het zijn de drie belangrijkste pijlers in je organisatie.”
